Bộ não thứ hai của công ty: từ wiki đến kỹ năng, tất cả đều phụ thuộc vào bối cảnh16 min read

Tôi đã suy nghĩ rất nhiều về tất cả những lời cường điệu xung quanh “bộ não thứ hai”. Tôi đã thảo luận vấn đề này với những người khác trong lĩnh vực này và các đồng nghiệp của tôi, những người đang xây dựng bộ não thứ hai hoặc có một phiên bản của nó.

Đối với những người chưa quen, chuyển động não thứ hai bắt đầu với ý tưởng “Wiki” của Andrej Karpathy: tổ chức kiến ​​thức cá nhân của đặc vụ theo một loại cấu trúc Wiki được liên kết với nhau của các tệp MD cục bộ. Điều này sau đó mở rộng sang việc tổ chức dữ liệu cá nhân ở định dạng rộng hơn nhiều, với việc người dùng thường sử dụng Obsidian để sắp xếp và trực quan hóa các ghi chú cũng như thêm dữ liệu từ các cuộc họp (bản ghi Granola/Whisperflow/Zoom) vào Wiki.

tên lửa-karpathy-kiến thức-cơ sở: bắt đầu

tên lửa-karpathy-kiến thức-cơ sở: kết thúc

Khi “Wiki” đó được mở rộng, rõ ràng là việc chia sẻ thông tin trong đó có một số giá trị thực sự. Do đó, các dự án “bộ não thứ hai của công ty” bắt đầu nở rộ. Phiên bản Utopic của bộ não thứ hai đang sao chép mọi thứ có thể: cuộc gọi zoom, cuộc họp F2F, thậm chí cả các tương tác thông thường, email, tin nhắn tạm thời, tài liệu – tất cả vào cơ sở dữ liệu dữ liệu khổng lồ như Snowflake. Hãy tưởng tượng rằng bất kỳ ai trong công ty đều có thể hỏi phiên bản Snowflake này bất cứ điều gì họ muốn và ngay lập tức nhận được câu trả lời cho mọi câu hỏi.

Rất tiếc, không phải là một ý tưởng hay. Đầu tiên, cái này siêu đắt. Lượng dữ liệu đi vào những thứ như thế này thật là điên rồ và việc lấy dữ liệu từ nó trở nên cực kỳ khó khăn, chậm chạp và tốn kém. Bảo mật và phân tách dữ liệu trở thành một vấn đề. Làm cách nào để bạn ngăn chặn dữ liệu cá nhân, dữ liệu tài chính, quyết định quản lý, dữ liệu nhân sự hoặc thậm chí quyết định sa thải một người nào đó lọt vào bảng điểm và có thể truy cập được. Không phải tất cả mọi người nên biết mọi thứ…

Ngoài ra, ai cần điều này, nó cứu chúng ta điều gì và đây có phải là một ý tưởng hay không?

Nói chung, tôi có thể nói rằng một phiên bản chứa đựng điều này là một ý tưởng hay. Phần lớn lý do tồn tại của quản lý cấp trung là để giải quyết các vấn đề ở cấp trên và làm rõ các quyết định ở cấp dưới. Phần lớn việc này giờ đây có thể được thực hiện bằng bộ não thứ hai.

Bộ não thứ hai cho đội ngũ kỹ thuật

Bộ não thứ hai về mặt kỹ thuật có thể dễ dàng duy trì hơn nhiều. Nhiều công ty chỉ sử dụng thư mục Dropbox/Google drive/OneDrive chứa đựng kiến ​​thức chung mà Claude/Codex có thể chia sẻ. Tự động hóa để đẩy cái này sang repo Git khá đơn giản hoặc bạn thực sự có thể sử dụng Github để quản lý cái này (tôi đoán rằng OpenAI/Anthropic chỉ cần một nỗ lực rất nhỏ để hỗ trợ kịch bản này mà không cần phải cài đặt các kỹ năng tùy chỉnh để quản lý loại điều này). Nguồn của sự thật bây giờ trở thành kho lưu trữ Github và các bản sao cục bộ là kho lưu trữ git cục bộ.

Điều này có thể bổ sung kiến ​​thức và khả năng như kỹ năng chung, quyết định chung, thiết kế kiến ​​trúc, thiết kế trực quan (ví dụ: quyết định hệ thống thiết kế) và nhiều quyết định khác về sản phẩm của công ty.

Các nhóm nhỏ không thực sự cần nhiều thứ ngoài việc đồng bộ hóa đơn giản xung quanh kho lưu trữ, nhưng các công ty lớn hơn với nhiều nhóm lớn hơn sẽ nhanh chóng gặp phải những hạn chế nghiêm trọng. Các vấn đề nghiêm trọng nhất liên quan đến việc đầu độc ngữ cảnh trong đó một người dùng cụ thể có thể đưa ra các quyết định cục bộ xung đột với dữ liệu não thứ hai, hoặc đưa ra dữ liệu xung đột hoặc vô tình ghi đè lên các quyết định của công ty (trong một số trường hợp có thể là cố ý?).

Việc giữ nó trong git và việc hợp nhất có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một tác nhân chuyên dụng để tìm xung đột và có thể cảnh báo người dùng nếu các thay đổi của họ xung đột, giải quyết xung đột và hợp nhất các kết quả.

Lưu ý rằng đây không phải là phương pháp tốt để duy trì tài liệu dự án. Vì vậy, cách tốt hơn là đưa wiki vào như một phần không thể thiếu của chính dự án. Nó khá dễ dàng để tạo ra. Bạn chỉ cần đặt một tác nhân mã hóa sang một bên và yêu cầu nó xem xét dự án, ghi chép kỹ lưỡng vào thư mục tài liệu, phân chia theo kiến ​​trúc, vấn đề cần giải quyết, quyết định sản phẩm, quyết định kỹ thuật và những thứ khác mà nó kết luận có thể hữu ích trong các tệp md nhỏ có thể chứa được. Điều quan trọng là yêu cầu nó đảm bảo rằng mã và readme.md đều trỏ đến thư mục tài liệu để đảm bảo nó được tham chiếu ở mọi nơi và được coi là một phần của dự án chứ không phải tài nguyên bên ngoài. Điều quan trọng mà đại lý cần biết là mục đích ở đây là cho phép nhanh chóng đưa một đại lý khác vào dự án để tránh những cạm bẫy, ổ gà và hố sụt kỹ thuật…

Khi nó được tích hợp vào chính cấu trúc dự án repo, tác nhân mã hóa sẽ duy trì nó như thể nó là mã. Nó sẽ đọc nó như thể nó là một phần của mã và nếu có gì đó thay đổi, nó sẽ điều chỉnh hoặc sửa đổi tài liệu (hãy nhớ rằng “tài liệu là mã dễ đọc và rõ ràng” hoặc “tài liệu trở nên cũ ngay khi nó rời khỏi bàn phím của bạn” – hãy tin tưởng AI sẽ duy trì những tài liệu này để chúng không còn đúng nữa).

Bộ não thứ hai dành cho các nhóm sản phẩm, tiếp thị và phi kỹ thuật

Loại não thứ hai này có thể thực sự tuyệt vời đối với các nhóm kỹ thuật, nhưng làm điều tương tự đối với các nhóm không chuyên về kỹ thuật sẽ vô cùng khó khăn.

Lấy một nhóm luật sư làm ví dụ, họ có những bộ kiến ​​thức rất cụ thể và nó trải rộng trên email, Slack, tệp word và các tài liệu khác. Điều tương tự cũng áp dụng cho nhân viên kế toán, bán hàng, thành công của khách hàng, v.v. Mỗi người đều có kiến ​​thức về bộ não thứ hai của riêng mình.

Trên hết, ban quản lý có thể muốn dữ liệu xuất hiện (không được lọc thông qua quản lý cấp trung) và nhóm có thể cần thông tin mà ban quản lý tạo ra. Làm cách nào để tạo ra một biểu đồ tri thức có thể mở rộng được bảo mật và tách biệt?

Có một số cách tiếp cận có thể khiến mọi việc trở nên dễ dàng hơn, ít nhất là cho đến khi các ông lớn giải quyết được vấn đề này, hy vọng là theo cách cởi mở, nhưng nhiều khả năng là thông qua một giải pháp đóng đắt tiền.

1. Bộ não thứ hai cá nhân – mỗi người muốn điều này có thể ghi lại các cuộc họp của riêng mình và duy trì bộ não thứ hai của riêng mình. Obsidian khá hữu ích cho việc này, về cơ bản bất kỳ tác nhân nào cũng có thể sắp xếp và dọn dẹp nó. Sử dụng cơ chế giấc ngủ REM để tối ưu hóa nó – tác nhân phải thức dậy vào ban đêm, xác định tất cả thông tin mà nó thu thập trong ngày, tìm bất kỳ thông tin nào thiết yếu và quan trọng cần lưu giữ cho tương lai và sắp xếp thông tin đó theo cách có thể truy xuất dễ dàng trong các thư mục và tệp MD. Điều này có nghĩa là nếu bạn nói chuyện với một khách hàng cụ thể, khách hàng đó sẽ có một tệp md được cập nhật phản ánh thông tin quan trọng cần nhớ về họ, những gì các bạn đang làm việc cùng nhau, v.v. Điều tương tự cũng xảy ra với các dự án. Sẽ có sự chồng chéo: chồng chéo là tốt – không sao cả khi thông tin về một dự án cụ thể tồn tại cả trong hồ sơ của người bạn đã nói chuyện, công ty và hồ sơ dự án. Hãy để đại lý quản lý việc này cho bạn. Khi bạn có thắc mắc, hãy biến đây thành nguồn dữ liệu chính cho đại lý của bạn. Bạn có thể cho đại diện của mình biết email/cuộc trò chuyện/v.v. của bạn. – chỉ cần đảm bảo không ghi lại những thứ bạn không muốn ghi lại (đừng biến đây thành một chương trình thực tế hay một bộ phim truyền hình dài tập).

2. Bộ não thứ hai cấp độ nhóm – lớp dữ liệu thứ hai bao gồm dữ liệu nằm trong bộ não thứ hai của cá nhân mà nhân viên chắc chắn 100% có liên quan đến toàn bộ nhóm hoặc dữ liệu có nguồn gốc từ các cuộc họp cấp nhóm mà về bản chất là dựa trên nhóm. Nhân viên hỗ trợ cũng có thể thu thập dữ liệu cho bộ não thứ hai này từ các kênh dự phòng của nhóm bạn – dữ liệu đó không nên nằm trong các kênh 1:1 hoặc cuộc gọi thu phóng của bạn. Sau khi truy xuất dữ liệu, tác nhân có thể sắp xếp dữ liệu theo thời gian thực hoặc hàng đêm và chỉ ra những điểm không nhất quán trong đó các quyết định bị đảo ngược hoặc không tương ứng với các quyết định cá nhân hoặc quản lý. Những điều đó cần được làm nổi bật và cảnh báo cho người đưa ra quyết định không phù hợp để họ có thể đưa ra lựa chọn của mình một cách sáng suốt.

3. Bộ não thứ hai cấp độ quản lý – về cơ bản đây là bộ não thứ hai ở cấp độ nhóm nhưng do tính nhạy cảm của dữ liệu và các quyết định được đưa ra nên nó cần được xử lý theo cách tinh vi hơn nhiều. Chỉ những quyết định cuối cùng và dữ liệu công khai mới được chia sẻ ở đây để tránh khả năng rò rỉ vào phần còn lại của công ty. Con người có thể xem qua một số dữ liệu, ít nhất là ngay từ đầu, để đảm bảo an toàn dữ liệu. Bạn cũng nên loại bộ não quản lý ra khỏi bộ não thứ hai của công ty.

4. Bộ não thứ hai của toàn công ty – đây là cách khó nhất và chỉ nên chứa những dữ liệu cụ thể, mang tính thông tin có thể liên quan đến toàn bộ công ty. Chỉ báo cáo kết quả tài chính, ví dụ thông tin về nhân sự (ai giữ chức vụ gì).

Điều này để lại rất nhiều dữ liệu, chẳng hạn như dữ liệu cảm tính mà ban quản lý muốn nghe từ toàn bộ nhóm. Chất này có thể được thu thập riêng biệt hoặc được thu hoạch từ các nguồn phế liệu và các nguồn khác. Việc thu thập loại dữ liệu này trực tiếp từ bộ não công ty không phải là một ý tưởng hay.

Vì vậy, bạn đang tìm kiếm điều gì ở bộ não thứ hai hoặc bộ não của công ty, bạn đã nỗ lực xây dựng bộ não đó chưa và kết luận của bạn là gì?